今回は前回紹介した差し込み印刷の続きとなります。
前回の記事はこちらをご覧ください。

【Word】差し込み印刷（ラベル・ハガキ）【Excel】

Excel、Wordを使い、ラベル・ハガキを差し込み印刷で作成する方法を紹介します！基本的な使い方を、全て画像付きで分かりやすく解説♪

nyanblog2222.com

2020.07.08

（Microsoft Office 2010を使用しています）

前回は、ラベルとはがきの作り方を紹介しましたが、
今回は差し込み印刷がもっと有効に活用できるパターンを紹介し、
差し込み印刷の大きなメリットである
・１つの差し込み用データ（Excelファイル）を複数の書類に使いまわせる点
・優秀な表計算ソフトのExcelとの連携できる点
を体感いただければ、と思います。

差し込み用データ

今回、
・封筒
・送付文
・請求書
を作成しますが、差し込むデータ（Excelファイル）は全て以下の１ファイルになります。

なお、以下のとおり、表計算することで手で計算する必要がありません。
請求月=MONTH(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY())-1,DAY(TODAY())))
請求金額（税抜）=G2+H2
請求金額（税込）=I2*1.1
消費税=J2-I2

封筒

１．以下の手順で封筒のフォーマットを作成します。

（１）[差し込み文書]タブ→[封筒]

（２）封筒サイズを[長形3号]→[OK]

（３）フォーマット作成完了。左上が差出人、下が宛先

２．封筒の出力内容を記述する。

（１）[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

（２）差し込みするデータのExcelファイルを選択

（３）Excelファイルのシート名を選択

（４）[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

（５）それぞれ項目を挿入していき、以下のように体裁を整える

（６）ある程度できたら、[差し込み印刷]タブ→[結果のプレビュー]で内容を確認する

送付文

１．送付文の出力内容を記述する。

（１）[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

（２）差し込みするデータのExcelファイルを選択

（３）Excelファイルのシート名を選択

（４）[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

（５）前述の封筒のように、それぞれ項目を挿入していくが、
　　　日付のみ以下のように出力されてしまうため、修正する

（６）「Alt」＋「F9」でコードを表示

（７）送付日のあとに「\@yyyy月M月d日」と記述

（８）「Alt」＋「F9」で画面を戻した後、「Shift」＋「A」で全選択後、「F9」を押して出力内容を更新し、完成

請求書

１．請求書の出力内容を記述する。

（１）[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

（２）差し込みするデータのExcelファイルを選択

（３）Excelファイルのシート名を選択

（４）[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

（５）前述と同様それぞれ項目を挿入していく。
　　　ただ、今回は金額が「,（カンマ）」区切りでないため、修正する

（６）「Alt」＋「F9」でコードを表示

（７）金額のあとに「\#”0,円”」と記述

（８）「Alt」＋「F9」で画面を戻した後、「Shift」＋「A」で全選択後、「F9」を押して出力内容を更新し、完成

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今回はWord機能の差し込み印刷を紹介します。
（Microsoft Office 2010を使用しています）

ややこしいから苦手……。
一つずつ手入力すればいいのでは？

私自身、そんな意見を何度か聞いたことあります。
ただ一度使ってみると、非常に簡単に作れて、汎用性に優れていることが分かりますよ♪

今回は、差し込み印刷で一番よく使う、ラベルやハガキの印刷について紹介します！

差し込み印刷とは

Wordの標準機能を使い、Excel又はAccessに入力した宛名データ等の項目をラベルやハガキに挿入する機能です。

直接Wordファイルへ手入力するよりも、表計算ソフト（Excel）を使用することでミスなく効率的に入力することができます。

元データ

以下の内容で、今回使用する元データ（Excelファイル）は作成しました。

ラベル（宛名シール）

１．以下の手順でラベルのフォーマットを作成します。

（１）[差し込み文書]タブ→[ラベル]

（２）ラベルの製造元を[A-ONE]→製品番号[A-ONE 26503]→[OK]
　　　（今回は例としてA-ONE製を選んでいます）

２．ラベルの出力内容を記述する。

（１）[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

（２）差し込みするデータのExcelファイルを選択

（３）Excelファイルのシート名を選択

（４）[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

（５）それぞれ項目を挿入していき、以下のように体裁を整える

（６）ある程度できたら、[差し込み印刷]タブ→[結果のプレビュー]で内容を確認する

（７）内容に問題なければ、[差し込み印刷]タブ→[複数ラベルに反映]で、全ての面に反映させ、完成

はがき

１．以下の手順ではがきのフォーマットを作成・出力項目を記述。

（１）[差し込み文書]タブ→[はがき印刷]→[宛名面の作成]

（２）[次へ]

（３）ハガキの種類を選択→[背景にはがきを表示する]にチェック→[次へ]

（４）はがきの様式を選択→[次へ]

（５）[次へ]

（６）差出人情報を入力→[次へ]

（７）[既存の住所録ファイル]→[参照]で宛名ファイルを選択→[次へ]

（８）[完了]

（９）Excelファイルのシート名を選択

（１０）以下のように勝手にシステムが判断して、各項目が配置されます。

（１１）[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]から、必要な項目を挿入し、完了

以上、次回はどのように差し込み印刷を活用すると業務効率化につながるかを紹介しますので、よろしくお願いします♪

【Word】差し込み印刷（封筒・送付文・請求書）【Excel】

封筒・送付文・請求書を差し込み印刷で作成する方法を紹介します。差し込み印刷を使う大きなメリットである「１つの差し込み用データ（Excelファイル）を複数の書類作成に使いまわせる点」を体感いただける内容になっています♪

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2020.07.09

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