Office
アイキャッチ 猫

今回は前回紹介した差し込み印刷の続きとなります。
前回の記事はこちらをご覧ください。


(Microsoft Office 2010を使用しています)

前回は、ラベルとはがきの作り方を紹介しましたが、
今回は差し込み印刷がもっと有効に活用できるパターンを紹介し、
差し込み印刷の大きなメリットである
・1つの差し込み用データ(Excelファイル)を複数の書類に使いまわせる点
・優秀な表計算ソフトのExcelとの連携できる点

を体感いただければ、と思います。

差し込み用データ

今回、
・封筒
・送付文
・請求書
を作成しますが、差し込むデータ(Excelファイル)は全て以下の1ファイルになります。

差し込みデータ

なお、以下のとおり、表計算することで手で計算する必要がありません。
請求月=MONTH(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY())-1,DAY(TODAY())))
請求金額(税抜)=G2+H2
請求金額(税込)=I2*1.1
消費税=J2-I2

封筒

1.以下の手順で封筒のフォーマットを作成します。

(1)[差し込み文書]タブ→[封筒]

封筒

(2)封筒サイズを[長形3号]→[OK]

封筒

(3)フォーマット作成完了。左上が差出人、下が宛先

封筒

2.封筒の出力内容を記述する。

(1)[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

封筒

(2)差し込みするデータのExcelファイルを選択

封筒

(3)Excelファイルのシート名を選択

封筒

(4)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

封筒

(5)それぞれ項目を挿入していき、以下のように体裁を整える

封筒

(6)ある程度できたら、[差し込み印刷]タブ→[結果のプレビュー]で内容を確認する

封筒

送付文

1.送付文の出力内容を記述する。

(1)[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

送付文

(2)差し込みするデータのExcelファイルを選択

ラベル

(3)Excelファイルのシート名を選択

送付文

(4)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

送付文

(5)前述の封筒のように、それぞれ項目を挿入していくが、
   日付のみ以下のように出力されてしまうため、修正する

送付文

(6)「Alt」+「F9」でコードを表示

送付文

(7)送付日のあとに「\@yyyy月M月d日」と記述

送付文

(8)「Alt」+「F9」で画面を戻した後、「Shift」+「A」で全選択後、「F9」を押して出力内容を更新し、完成

送付文

請求書

1.請求書の出力内容を記述する。

(1)[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

請求書

(2)差し込みするデータのExcelファイルを選択

請求書

(3)Excelファイルのシート名を選択

請求書

(4)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

請求書

(5)前述と同様それぞれ項目を挿入していく。
   ただ、今回は金額が「,(カンマ)」区切りでないため、修正する

請求書

(6)「Alt」+「F9」でコードを表示

請求書

(7)金額のあとに「\#”0,円”」と記述

請求書

(8)「Alt」+「F9」で画面を戻した後、「Shift」+「A」で全選択後、「F9」を押して出力内容を更新し、完成

請求書

まとめ

今回、送付書類一式である封筒、送付文、請求書を1つの差し込むデータ(Excelファイル)で作成してみました。
今回の内容でしたら、以下の差し込み印刷のメリットが体感できたのではないでしょうか。
・1つの差し込み用データ(Excelファイル)を複数の書類に使いまわせる点
・優秀な表計算ソフトのExcelとの連携できる点

Officeさえあれば、お金をかけず簡単に業務効率化できるので、一度お試しいただけたら幸いです♪

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