【Word】差し込み印刷(ラベル・ハガキ)【Excel】

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今回はWord機能の差し込み印刷を紹介します。
(Microsoft Office 2010を使用しています)

ややこしいから苦手……。
一つずつ手入力すればいいのでは?

私自身、そんな意見を何度か聞いたことあります。
ただ一度使ってみると、非常に簡単に作れて、汎用性に優れていることが分かりますよ♪

今回は、差し込み印刷で一番よく使う、ラベルやハガキの印刷について紹介します!

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差し込み印刷とは

Wordの標準機能を使い、Excel又はAccessに入力した宛名データ等の項目をラベルやハガキに挿入する機能です。

直接Wordファイルへ手入力するよりも、表計算ソフト(Excel)を使用することでミスなく効率的に入力することができます。

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元データ

以下の内容で、今回使用する元データ(Excelファイル)は作成しました。

元データ
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ラベル(宛名シール)

1.以下の手順でラベルのフォーマットを作成します。

(1)[差し込み文書]タブ→[ラベル]

ラベル

(2)ラベルの製造元を[A-ONE]→製品番号[A-ONE 26503]→[OK]
   (今回は例としてA-ONE製を選んでいます)

ラベル

2.ラベルの出力内容を記述する。

(1)[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

ラベル

(2)差し込みするデータのExcelファイルを選択

ラベル

(3)Excelファイルのシート名を選択

ラベル

(4)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

ラベル

(5)それぞれ項目を挿入していき、以下のように体裁を整える

ラベル

(6)ある程度できたら、[差し込み印刷]タブ→[結果のプレビュー]で内容を確認する

ラベル
ラベル

(7)内容に問題なければ、[差し込み印刷]タブ→[複数ラベルに反映]で、全ての面に反映させ、完成

ラベル
ラベル
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はがき

1.以下の手順ではがきのフォーマットを作成・出力項目を記述。

(1)[差し込み文書]タブ→[はがき印刷]→[宛名面の作成]

はがき

(2)[次へ]

はがき

(3)ハガキの種類を選択→[背景にはがきを表示する]にチェック→[次へ]

はがき

(4)はがきの様式を選択→[次へ]

はがき

(5)[次へ]

はがき

(6)差出人情報を入力→[次へ]

はがき

(7)[既存の住所録ファイル]→[参照]で宛名ファイルを選択→[次へ]

はがき

(8)[完了]

はがき

(9)Excelファイルのシート名を選択

はがき

(10)以下のように勝手にシステムが判断して、各項目が配置されます。

はがき

(11)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]から、必要な項目を挿入し、完了

はがき

以上、次回はどのように差し込み印刷を活用すると業務効率化につながるかを紹介しますので、よろしくお願いします♪

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