【Word】差し込み印刷（ラベル・ハガキ）【Excel】

nyan2222 — Wed, 08 Jul 2020 09:00:00 +0000

今回はWord機能の差し込み印刷を紹介します。
（Microsoft Office 2010を使用しています）

ややこしいから苦手……。
一つずつ手入力すればいいのでは？

私自身、そんな意見を何度か聞いたことあります。
ただ一度使ってみると、非常に簡単に作れて、汎用性に優れていることが分かりますよ♪

今回は、差し込み印刷で一番よく使う、ラベルやハガキの印刷について紹介します！

差し込み印刷とは

Wordの標準機能を使い、Excel又はAccessに入力した宛名データ等の項目をラベルやハガキに挿入する機能です。

直接Wordファイルへ手入力するよりも、表計算ソフト（Excel）を使用することでミスなく効率的に入力することができます。

以下の内容で、今回使用する元データ（Excelファイル）は作成しました。

１．以下の手順でラベルのフォーマットを作成します。

（１）[差し込み文書]タブ→[ラベル]

（２）ラベルの製造元を[A-ONE]→製品番号[A-ONE 26503]→[OK]
　　　（今回は例としてA-ONE製を選んでいます）

２．ラベルの出力内容を記述する。

（１）[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

（２）差し込みするデータのExcelファイルを選択

（３）Excelファイルのシート名を選択

（４）[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

（５）それぞれ項目を挿入していき、以下のように体裁を整える

（６）ある程度できたら、[差し込み印刷]タブ→[結果のプレビュー]で内容を確認する

（７）内容に問題なければ、[差し込み印刷]タブ→[複数ラベルに反映]で、全ての面に反映させ、完成

１．以下の手順ではがきのフォーマットを作成・出力項目を記述。

（１）[差し込み文書]タブ→[はがき印刷]→[宛名面の作成]

（２）[次へ]

（３）ハガキの種類を選択→[背景にはがきを表示する]にチェック→[次へ]

（４）はがきの様式を選択→[次へ]

（５）[次へ]

（６）差出人情報を入力→[次へ]

（７）[既存の住所録ファイル]→[参照]で宛名ファイルを選択→[次へ]

（８）[完了]

（９）Excelファイルのシート名を選択

（１０）以下のように勝手にシステムが判断して、各項目が配置されます。

（１１）[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]から、必要な項目を挿入し、完了

以上、次回はどのように差し込み印刷を活用すると業務効率化につながるかを紹介しますので、よろしくお願いします♪