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【Word】差し込み印刷(封筒・送付文・請求書)【Excel】

Office
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今回は前回紹介した差し込み印刷の続きとなります。
前回の記事はこちらをご覧ください。

(Microsoft Office 2010を使用しています)

前回は、ラベルとはがきの作り方を紹介しましたが、
今回は差し込み印刷がもっと有効に活用できるパターンを紹介し、
差し込み印刷の大きなメリットである
・1つの差し込み用データ(Excelファイル)を複数の書類に使いまわせる点
・優秀な表計算ソフトのExcelとの連携できる点

を体感いただければ、と思います。

差し込み用データ

今回、
・封筒
・送付文
・請求書
を作成しますが、差し込むデータ(Excelファイル)は全て以下の1ファイルになります。

差し込みデータ

なお、以下のとおり、表計算することで手で計算する必要がありません。
請求月=MONTH(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY())-1,DAY(TODAY())))
請求金額(税抜)=G2+H2
請求金額(税込)=I2*1.1
消費税=J2-I2

封筒

1.以下の手順で封筒のフォーマットを作成します。

(1)[差し込み文書]タブ→[封筒]

封筒

(2)封筒サイズを[長形3号]→[OK]

封筒

(3)フォーマット作成完了。左上が差出人、下が宛先

封筒

2.封筒の出力内容を記述する。

(1)[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

封筒

(2)差し込みするデータのExcelファイルを選択

封筒

(3)Excelファイルのシート名を選択

封筒

(4)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

封筒

(5)それぞれ項目を挿入していき、以下のように体裁を整える

封筒

(6)ある程度できたら、[差し込み印刷]タブ→[結果のプレビュー]で内容を確認する

封筒

送付文

1.送付文の出力内容を記述する。

(1)[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

送付文

(2)差し込みするデータのExcelファイルを選択

ラベル

(3)Excelファイルのシート名を選択

送付文

(4)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

送付文

(5)前述の封筒のように、それぞれ項目を挿入していくが、
   日付のみ以下のように出力されてしまうため、修正する

送付文

(6)「Alt」+「F9」でコードを表示

送付文

(7)送付日のあとに「\@yyyy月M月d日」と記述

送付文

(8)「Alt」+「F9」で画面を戻した後、「Shift」+「A」で全選択後、「F9」を押して出力内容を更新し、完成

送付文

請求書

1.請求書の出力内容を記述する。

(1)[差し込み印刷]タブ→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]

請求書

(2)差し込みするデータのExcelファイルを選択

請求書

(3)Excelファイルのシート名を選択

請求書

(4)[差し込み印刷]タブ→[差し込みフィールドの挿入]→挿入したい項目を選択

請求書

(5)前述と同様それぞれ項目を挿入していく。
   ただ、今回は金額が「,(カンマ)」区切りでないため、修正する

請求書

(6)「Alt」+「F9」でコードを表示

請求書

(7)金額のあとに「\#”0,円”」と記述

請求書

(8)「Alt」+「F9」で画面を戻した後、「Shift」+「A」で全選択後、「F9」を押して出力内容を更新し、完成

請求書
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